Lääkäriliiton tietojärjestelmäteesit
1. Lääkäreitä on oltava mukana tietojärjestelmähankinnoissa
a) Tietojärjestelmän hankinnassa ja ylläpidossa mukana oleville lääkäreille tulisi varata riittävästi aikaa tietojärjestelmätyölle, mutta myös yhteys kliiniseen työhän on säilytettävä.
b) Tietojärjestelmän hankinnassa ja ylläpidossa mukana olevien lääkäreiden tulisi viimeistään hankintaprojektin aikana pätevöityä tietojärjestelmiin. Tässä hyvänä pohjana on tietojärjestelmälääkärin erityispätevyysohjelman vaatimukset: https://www.laakariliitto.fi/palvelut/koulutukset/erityispatevyydet/tietotekniikka/
c) Hankintaprosessiin tarvitaan riittävästi eri alojen lääkäreitä. Esimerkiksi integroidun perus- ja erikoissairaanhoidon järjestelmän hankinnassa vähimmäisvaatimuksena voisi pitää kolmea lääkäriä: perusterveydenhuollon edustaja, operatiivisen alan edustaja ja konservatiivisen alan edustaja. Laajempien tietojärjestelmien hankinnassa lääkäreitä voidaan tarvita kymmenenkin.
d) Kohdassa 1c. mainittujen lääkäreiden lisäksi on syytä koota verkosto, jotka edustavat laajasti kaikkia erikoisaloja ja toimintaympäristöjä, esimerkiksi sosiaali- ja päihdehuolto jos nämä sektorit kuuluvat hankintaan.
e) Tietojärjestelmän hankintaprojektin johtoryhmässä tulee olla mukana lääkärikoulutuksen suorittanut henkilö.
2. Hankinnassa huomioitavaa
a) Nykyään useat tietojärjestelmät ovat konfiguroitavissa eri yksiköiden tarpeisiin. Jos lähdetään hankkimaan konfiguroitavaa ohjelmistoa, on konfigurointiin varattava riittävät resurssit. Konfiguraatio tulee toteuttaa jokaisen yksikön tarpeiden mukaisesti.
b) Järjestelmän peruskäytön tulisi olla nopealla perehdytyksellä omaksuttavissa. Tämä mahdollistaa esimerkiksi lyhytaikaisten sijaisten palkkaamisen.
c) Konfiguroitavuuden tarve ja laajuus kannattaa arvioida jo hankintavaiheessa elinkaaren ja resurssien kannalta.
3. Käyttöönotto
a) Käyttöönoton alussa toiminnan tuottavuus väistämättä hetkellisesti laskee. Johdon tulee huomioida tämä resursseissa ja esimerkiksi vastaanottomäärissä.
b) Alustava suunnitelma normaaliin tuottavuuteen pääsemiseksi tulisi olla tehtynä. Suunnitelmasta on voitava poiketa, jos käyttöönotossa ilmenee ennakoimattomia ongelmia.
c) Hankintaan eri tavoin osallistuneiden lääkäreiden on tärkeä olla mukana kouluttamassa kollegoitaan käyttöönottovaiheessa voidakseen vastata kysymyksiin ja perustelemaan hankintaprojektissa tehtyjä valintoja. Tämä lisää käyttöön otettavan järjestelmän hyväksytyksi tulemista.
d) Mahdollisuuksien mukaan lääkäreitä kouluttaa oman erikoisalan lääkäri, jonka olisi hyvä olla mukana suunnittelemassa koulutussisältöjä.
e) Yksiköissä voidaan käyttää järjestelmään hyvin perehtyneitä mentoreita/tukihenkilöitä, joille kohdennetaan riittävästi työaikaa kollegoiden tukemiseen järjestelmän käyttöönotossa. Erilaisia tukihenkilöitä tarvitaan sitä enemmän mitä pidemmälle konfiguroitu järjestelmä on.
f) Käyttöönottokoulutukset on suunniteltava yksiköittäin niiden erilaiset tarpeet huomioiden.
g) Perehdytys on hyvä järjestää vaiheittain. Ensin opetetaan peruskäyttö, jonka jälkeen osaamista syvennetään asteittain jatkokoulutuksilla.
h) On varmistettava, että vanhassa järjestelmässä oleva tieto on helposti käytettävissä riittävän pitkän ajan. Kanta-järjestelmä ei välttämättä sisällä kaikkea tarvittavaa tietoa, joten se ei itsessään ole riittävä.
i) Vanhan järjestelmän tietojen siirtäminen ja sen laajuus tulee suunnitella ajoissa.
4. Käyttö
a) Käytön aikaiseen tukeen on varattava riittävästi resursseja (tukihenkilöitä, pääkäyttäjiä).
b) Huomioitava henkilöstön vaihtuvuus koulutuksen ja tuen tarpeita arvioitaessa.
5. Jatkokehitys
a) Järjestelmät vaativat käyttöönoton jälkeen aina jatkokehittämistä. Tälle työlle on varattava riittävät resurssit. Jatkokehitykselle varattava resurssi on usein aliarvioitu.
b) Jatkokehitykselle on oltava käyttöönotosta lähtien oma hallintamallinsa. Siinä on mm. suunniteltava miten käyttäjien huomiot ja tarpeet saadaan kohtaamaan käyttäjäorganisaation tavoitteiden ja järjestelmäkehittäjien osaamisen kanssa. Myös viranomaismääräyksistä johtuvien muutoksien toteutus on suunniteltava yhdessä käyttäjien kanssa.
6. Viestintä
a) Järjestelmäprojektista tulee viestiä avoimesti ja aktiivisesti työntekijöille hankinnan, käyttöönoton ja jatkokehityksen aikana.
b) Odotusten hallinta on tärkeä osa projektia. Uusi järjestelmä käyttöönottovaiheessa saattaa olla usean käyttäjän näkökulmasta aiempaa järjestelmää huonompi. Tämä on hyvä tuoda avoimesti ja rakentavasti esiin. Odotettavissa olevista haasteista ja niiden ratkaisusuunnitelmista on hyvä viestiä realistisesti.
Lääkäriliiton tietojärjestelmäteesit pdf-tiedostona
Lisätietoja antaa tarvittaessa: terveyspolitiikan asiantuntija Lauri Vuorenkoski, p. 044 5630556